Υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών αρμοδιότητας Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων

Αθήνα, 11 Ιουνίου 2012

Αριθμ. Πρωτ.: ΔΙΑΔΠ/Φ.Α1.2/13366

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ

ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ

Σας πληροφορούμε ότι στο πλαίσιο της εφαρμογής των διατάξεων του Ν. 3242/2004 (ΦΕΚ 102/Α') και Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 57/Α'), εκδόθηκε η υπ' αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.1/9780/12.4.2012 Κοινή Απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης (ΦΕΚ 1412/Β'/30-4-2012) με την οποία καθιερώνεται η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση έντεκα (11) πιστοποιητικών/βεβαιώσεων που εκδίδουν τα ασφαλιστικά ταμεία ΟΑΕΕ, ΕΤΑΑ, ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, ΟΓΑ, αρμοδιότητας της Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων.

 

Η ανωτέρω Κοινή Υπουργική Απόφαση (ΚΥΑ) θα ισχύσει από την 30η Ιουνίου 2012 και για τα πιστοποιητικά τα οποία αναφέρονται σ' αυτή, θα γίνεται υποχρεωτικά αυτεπάγγελτη αναζήτηση από την αρμόδια για την έκδοση της διοικητικής πράξης Υπηρεσία χωρίς να απαιτείται η συναίνεση του ενδιαφερομένου.

 

Τα πιστοποιητικά των οποίων θα γίνεται πλέον υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση, είναι τα εξής:

 

1. Βεβαίωση ποσού σύνταξης (ΟΑΕΕ)

2. Βεβαίωση περί μη ασφάλισης (ΟΑΕΕ)

3. Βεβαίωση περί μη συνταξιοδότησης (ΟΑΕΕ)

4. Βεβαίωση ασφάλισης για κύρια σύνταξη (ΕΤΑΑ, Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων)

5. Βεβαίωση συνταξιούχου (ΕΤΑΑ, Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δη μοσίων Έργων)

6. Βεβαίωση ασφάλισης για τον κλάδο υγείας (ΕΤΑΑ, Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων)

7. Βεβαίωση ασφάλισης για την ειδική προσαύξηση (ΕΤΑΑ, Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων)

8. Βεβαίωση περί μη ασφάλισης (ΙΚΑ-ΕΤΑΜ)

9. Βεβαίωση περί μη συνταξιοδότησης (ΙΚΑ-ΕΤΑΜ)

10. Βεβαίωση περί ασφάλισης, διακοπής ασφάλισης, επανεγγραφής και λοιπές βεβαιώσεις για τη συνταξιοδότηση (ΟΓΑ)

11. Βεβαίωση περί συνταξιοδότησης, διακοπής της συνταξιοδότησης και λοιπές βεβαιώσεις για τη συνταξιοδότηση (ΟΓΑ)

 

Η υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των ανωτέρω πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων σημαίνει αφενός ότι δεν υποβάλλονται εφεξής ως απαιτούμενα δικαιολογητικά από τον πολίτη συνημμένα με την αίτησή του και αφετέρου ότι αναζητούνται από την αρμόδια για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης δημόσια Υπηρεσία, η οποία απευθύνει σχετικό αίτημα προς την υπηρεσία των ανωτέρω ασφαλιστικών ταμείων με βάση τα στοιχεία που έχει υποδείξει ο αιτών για τον προσδιορισμό της, σύμφωνα με το αντίστοιχο έντυπο που περιέχεται στην απόφαση.

 

Διαδικασία αναζήτησης των πιστοποιητικών

 

1) Η Υπηρεσία η οποία προκειμένου να διεκπεραιώσει αίτημα πολίτη οφείλει να αναζητήσει αυτεπάγγελτα οποιοδήποτε εκ των άνω πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων, υποχρεούται να αποστείλει το αίτημα της προς την αρμόδια υπηρεσία έκδοσης του πιστοποιητικού ή της βεβαίωσης εντός 24 ωρών από την παραλαβή του αιτήματος, αφού πρώτα αναζητήσει το τηλέφωνο επικοινωνίας της υπηρεσίας στην οποία θα απευθύνει το αίτημα υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης και ενημερωθεί για τον ακριβή αριθμό τηλεομοιοτυπίας ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της συγκεκριμένης υπηρεσίας.

 

Η αναζήτηση αυτή διενεργείται με έγγραφο, το οποίο πληροί τον διοικητικό τύπο του Παραρτήματος 1 της προαναφερόμενης ΚΥΑ. Η συμπλήρωση του συνόλου των στοιχείων τα οποία απαιτούνται από το έγγραφο αυτεπάγγελτης αναζήτησης είναι υποχρεωτική για την Υπηρεσία.

 

Στο έγγραφο αυτό πρέπει να αναγράφονται τα ακόλουθα:

 

• Η Υπηρεσία, η οποία αναζητά τα εν λόγω πιστοποιητικά ή τις βεβαιώσεις.

• Τα πλήρη στοιχεία του υπαλλήλου ο οποίος είναι αρμόδιος για την υποχρεωτική αναζήτηση των εν λόγω πιστοποιητικών/βεβαιώσεων (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο κ.λπ.)

• Η διαδικασία και ο δημόσιος σκοπός για τον οποίο απαιτείται το συγκεκριμένο πιστοποιητικό ή η βεβαίωση.

• Επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία του αιτούντος για τον οποίο ζητείται το πιστοποιητικό ή η βεβαίωση όπως αυτά ορίζονται στο παράρτημα της εν λόγω ΚΥΑ.

 

Οι αρμόδιες υπηρεσίες και συγκεκριμένα οι Διευθύνσεις Διοικητικού του ΟΑΕΕ, του ΕΤΑΑ (Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων), του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ και του ΟΓΑ που εκδίδουν τα πιστοποιητικά - βεβαιώσεις του άρθρου 1 της προαναφερόμενης ΚΥΑ, από την έναρξη ισχύος της, ήτοι από την 3οη Ιουνίου 2012, πρέπει να φροντίσουν για τη διαθεσιμότητα των συσκευών τηλεομοιοτυπίας και συστηματική παρακολούθηση των λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν δηλωθεί ώστε να γίνεται απρόσκοπτα η υποδοχή των αιτημάτων αυτεπάγγελτης αναζήτησης των ανωτέρω πιστοποιητικών και στη συνέχεια η αποστολή των πιστοποιητικών που αναζητούνται.

 

Στην περίπτωση κατά την οποία υπάρχουν περισσότερα τους ενός αιτήματα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων που αφορούν τις ίδιες αρμόδιες υπηρεσίες, αυτά μπορούν να ομαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο. Αυτό σημαίνει ότι στο ίδιο έγγραφο μπορεί να αναζητούνται πιστοποιητικά ή βεβαιώσεις περισσοτέρων πολιτών εφόσον αυτά εκδίδονται από την ίδια υπηρεσία.

 

2) Η υπηρεσία στην οποία απευθύνεται αίτημα υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης, εντός σαράντα οκτώ (48) ωρών, από την λήψη του συγκεκριμένου εγγράφου, οφείλει να αποστείλει με τηλεομοιοτυπία τα ζητούμενα πιστοποιητικά/βεβαιώσεις στην Υπηρεσία, η οποία τα έχει αναζητήσει.

 

3) Στις περιπτώσεις που βάσει ειδικών διατάξεων απαιτείται το πρωτότυπο των πιστοποιητικών ή των βεβαιώσεων προωθείται η όλη διαδικασία με βάση το αντίγραφο, μέχρι την λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η οριστική διοικητική πράξη (άρθρο 2 περ. γ της παραπάνω αναφερόμενης ΚΥΑ).

 

Επισημαίνουμε ότι οι υπάλληλοι των υπηρεσιών που χειρίζονται τα θέματα αυτά, οφείλουν να τηρούν τις περί εχεμύθειας διατάξεις του Ν. 3528/2007 (ΦΕΚ 26/Α/9-2-2007) όπως ισχύει ή άλλες σχετικές διατάξεις. Επίσης, σύμφωνα με την παρ. 1(γ) του άρ. 107 και την παρ. 4 (α) του άρ. 117 του ιδίου Νόμου προβλέπεται ότι η μη έγκαιρη διεκπεραίωση των υποθέσεων των πολιτών και η μη εφαρμογή των περί απλούστευσης των διαδικασιών και της καταπολέμησης της γραφειοκρατίας διατάξεων συνιστούν πειθαρχικά παραπτώματα, για τα οποία πειθαρχική εξουσία μπορεί να ασκεί και ο Υπουργός Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στον οποίο φτάνουν οι καταγγελίες των πολιτών είτε με κλασσική αλληλογραφία είτε με ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας.

 

Ενόψει της εφαρμογής της προαναφερθείσας απόφασης, οι υπηρεσίες, οφείλουν να τροποποιήσουν τα σχετικά έντυπα των αιτήσεών τους, στα οποία αναγράφονται οι συγκεκριμένες βεβαιώσεις/πιστοποιητικά ως συνημμένα δικαιολογητικά ώστε να αναγράφεται εμφανώς η υποχρέωση της υπηρεσίας για την αυτεπάγγελτη αναζήτησή τους.

 

Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται:

 

• Οι Διευθύνσεις Διοικητικού του ΟΑΕΕ, του ΕΤΑΑ (Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων), του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και του ΟΓΑ

 

Α) να ενημερώσουν τους υπαλλήλους κοινοποιώντας την παρούσα εγκύκλιο για την εφαρμογή της παραπάνω αναφερόμενης ΚΥΑ σχετικά με την εφαρμογή της υποχρεωτικής αυτεπάγγελτης αναζήτησης από 30-6-2012 και

 

Β) να μεριμνήσουν για τη συγκέντρωση στοιχείων για την εφαρμογή της αυτεπάγγελτης αναζήτησης, όπως αριθμός εγγράφων που ζητήθηκαν, τήρηση προθεσμιών κ.λπ., προκειμένου να διαπιστωθεί η αποτελεσματικότητα του μέτρου.

 

• Όλες οι αρμόδιες Υπηρεσίες, να εφαρμόσουν πιστά την εν λόγω ΚΥΑ, για την υποχρεωτική αυτεπάγγελτη αναζήτηση των συγκεκριμένων πιστοποιητικών ή βεβαιώσεων.

 

• Οι αρμόδιες υπηρεσίες και συγκεκριμένα οι Διευθύνσεις Διοικητικού του ΟΑΕΕ, του ΕΤΑΑ (Τομείς Μηχανικών και Εργοληπτών Δημοσίων Έργων), του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και του ΟΓΑ που εκδίδουν τα πιστοποιητικά - βεβαιώσεις του άρθρου 1 της προαναφερόμενης ΚΥΑ, πρέπει να φροντίσουν για τη γνωστοποίηση στη Δ/νση Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης των στοιχείων επικοινωνίας των υπαλλήλων που θα είναι υπεύθυνοι για την έκδοσή τους (π.χ. αρμόδια υπηρεσία, όνομα υπεύθυνων υπαλλήλων, αριθμοί τηλεφώνου και φαξ, ηλεκτρονικές διευθύνσεις), το αργότερο έως τις 20-6-2012. Τα στοιχεία αυτά, αφού συλλεχθούν από τη Δ/ση Οργάνωσης και Απλούστευσης Διαδικασιών του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης, πρέπει να αναρτηθούν στους διαδικτυακούς τόπους του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, της Γενικής Γραμματείας Κοινωνικών Ασφαλίσεων καθώς και στον διαδικτυακό τόπο των Ασφαλιστικών Ταμείων.

 

Επίσης σας πληροφορούμε ότι το σύνολο του πληροφοριακού υλικού που αφορά στην παρούσα εγκύκλιο βρίσκεται στην ιστοσελίδα του ΥΔιΜΗΔ www.ydmed.gov.gr - Διοικητική Μεταρρύθμιση-Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών με ανακατεύθυνση στην ιστοσελίδα www.gspa.gr στη θέση: Δημόσια Διοίκηση > Εκσυγχρονισμός > Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών> Υποχρεωτική Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση>Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση Δικαιολογητικών αρμοδιότητας ΓΓΚΑ

 

Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι για τυχόν διευκρινίσεις ή πρόσθετες πληροφορίες η υπηρεσία μας βρίσκεται στην διάθεση σας.